Ein 8D-Report ist ein strukturierter Bericht, mit dem ein Unternehmen ein Qualitätsproblem, meist eine Kundenreklamation, in acht festgelegten Schritten bearbeitet und dokumentiert. Die acht Schritte heißen Disziplinen, daher der Name 8D-Methode. Der Report belegt gegenüber dem Kunden, dass die Ursache gefunden, das Problem abgestellt und eine Wiederholung verhindert wurde.
- D1: Team bilden
- D2: Nichtkonformität beschreiben
- D3: Sofortmaßnahmen einleiten
- D4: Ursachen ermitteln
- D5: Korrekturmaßnahmen festlegen
- D6: Korrekturmaßnahmen umsetzen und Wirksamkeit prüfen
- D7: Wiederholung verhindern
- D8: Abschluss und Würdigung des Teams
Trautmann Managementsysteme unterstützt Unternehmen dabei, Reklamationen und Korrekturmaßnahmen strukturiert in ihr Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 oder ISO 13485 einzubinden. In Lieferanten- und Kundenaudits prüfen Auditoren regelmäßig Kennzahlen zu Reklamationen und CAPA-Maßnahmen. Ein sauber geführter 8D-Report ist dafür ein belastbarer Nachweis.
Wo der 8D-Report eingesetzt wird
Verbreitet ist der 8D-Report vor allem in der Automobilindustrie und bei ihren Zulieferern. Genutzt wird er aber auch in der Luftfahrt, im Maschinenbau und in der Medizintechnik. In der Automobilindustrie ist das Vorgehen im VDA-Band 8D des Verbands der Automobilindustrie beschrieben. Wer einen 8D-Report anfordert, will sehen, dass sein Lieferant den Fehler nicht nur behoben, sondern verstanden hat.
Die ISO 9001 und für Medizinprodukte die ISO 13485 verlangen, dass Unternehmen bei Fehlern die Ursache ermitteln, Korrekturmaßnahmen umsetzen und deren Wirksamkeit prüfen. Der 8D-Report ist ein erprobter Weg, das nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die acht Disziplinen im Detail
Die acht Disziplinen bauen aufeinander auf und werden in dieser Reihenfolge bearbeitet.
Team bilden
Ein 8D-Report entsteht nicht am Schreibtisch einer einzelnen Person. Für die Bearbeitung stellt das Unternehmen ein kleines Team zusammen, meist aus Qualitätssicherung, Produktion und dem Bereich, in dem der Fehler entstanden ist. Eine Person übernimmt die Leitung und hält den Kontakt zum Kunden.
Nichtkonformität beschreiben
Das Team beschreibt die Nichtkonformität, also den Fehler, so genau wie möglich: Was ist passiert, an welchem Produkt, wann, wo und in welchem Umfang? Hilfreich ist auch die Gegenfrage, wo der Fehler nicht auftritt. Je genauer diese Beschreibung, desto schneller lässt sich später die Ursache eingrenzen.
Sofortmaßnahmen einleiten
Solange die Ursache unbekannt ist, muss der Kunde geschützt werden. In der Sprache der ISO 9001 ist das eine Korrektur. Typisch sind das Sperren verdächtiger Ware, eine vollständige Prüfung des Bestands oder ein Austausch beim Kunden.
Ursachen ermitteln
Jetzt geht es um die eigentliche Ursache, nicht um das Symptom. „Ein Mitarbeiter hat nicht aufgepasst“ ist keine Ursache, denn es erklärt nicht, warum der Prozess den Fehler zugelassen hat. Bewährte Werkzeuge sind die 5-Why-Methode und das Ishikawa-Diagramm. Zu klären sind dabei immer zwei Fragen: Warum ist der Fehler entstanden, und warum wurde er vor der Auslieferung nicht entdeckt?
Korrekturmaßnahmen festlegen
Für jede gefundene Ursache legt das Team eine Korrekturmaßnahme fest, die sie dauerhaft beseitigt. Bevor sie eingeführt wird, sollte feststehen, dass sie wirkt und keine neuen Probleme schafft.
Korrekturmaßnahmen umsetzen und Wirksamkeit prüfen
Die Korrekturmaßnahmen werden umgesetzt, danach enden die Sofortmaßnahmen aus D3. Ob die Lösung trägt, zeigen Daten aus der laufenden Produktion, zum Beispiel Prüfergebnisse über mehrere Wochen.
Wiederholung verhindern
Das Team prüft, wo derselbe Fehler noch auftreten könnte: an ähnlichen Produkten, Anlagen oder Standorten. Was es dabei lernt, fließt in Arbeitsanweisungen und Prüfpläne ein.
Abschluss und Würdigung des Teams
Zum Abschluss geht der Report an den Kunden, und der Fall wird geschlossen. Das Team bespricht, was es gelernt hat, und die Leitung erkennt die Arbeit an. Das klingt nach Formalität, hält aber die Bereitschaft hoch, beim nächsten Fehler wieder offen mitzuarbeiten.
Beispiel: 8D-Report nach einer Kundenreklamation
Ein vereinfachtes, frei gewähltes Beispiel: Ein Zulieferer fertigt Kunststoffgehäuse für einen Gerätehersteller. Der Kunde meldet Risse an 40 von 2.000 Teilen einer Lieferung.
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- D1: Qualitätsleitung, Schichtleitung Spritzguss und Werkzeugbau bilden das Team.
- D2: Die Risse sitzen immer am selben Schraubdom und betreffen nur Teile aus einer der vier Kavitäten des Werkzeugs.
- D3: Der Restbestand wird gesperrt und geprüft, der Kunde erhält Ersatz aus geprüfter Ware.
- D4: Die betroffene Kavität kühlt schlechter, weil ein Kühlkanal teilweise zugesetzt ist. Die Sichtprüfung hat die feinen Risse nicht erkannt.
- D5: Kühlkanal reinigen, Durchfluss künftig messen, Prüfung um einen Belastungstest am Schraubdom ergänzen.
- D6: Die Maßnahmen laufen, nach drei Wochen ohne Befund wird die Sperrung aufgehoben.
- D7: Die Durchflussmessung kommt in den Wartungsplan aller Spritzgusswerkzeuge.
- D8: Der Report geht an den Kunden, das Team bespricht den Fall.
8D-Report und FMEA: der Unterschied
Der 8D-Report ersetzt keine anderen Qualitätswerkzeuge, er gibt ihnen einen Rahmen. Die FMEA bewertet mögliche Fehler, bevor sie auftreten. Der 8D-Report beginnt erst, wenn ein Fehler passiert ist, und seine Ergebnisse fließen wieder in die FMEA zurück. Ein einfaches Fehlerprotokoll hält nur fest, dass etwas schiefgelaufen ist. Der 8D-Report verlangt zusätzlich Ursache, Maßnahme und Nachweis.
Häufige Fragen zum 8D-Report
Eine Korrektur beseitigt den Fehler selbst, zum Beispiel durch Nacharbeit oder Aussortieren. Im 8D-Report ist das die Sofortmaßnahme in D3. Eine Korrekturmaßnahme beseitigt die Ursache, damit der Fehler nicht wieder auftritt, das geschieht in D5 und D6.
Das Unternehmen, bei dem der Fehler entstanden ist, meist also der Lieferant. Angefordert wird der Report in der Regel vom Kunden, der die Reklamation gemeldet hat.
Das Unternehmen, bei dem der Fehler entstanden ist, meist also der Lieferant. Angefordert wird der Report in der Regel vom Kunden, der die Reklamation gemeldet hat.
Ja. Viele Unternehmen setzen sie auch bei internen Fehlern, Abweichungen aus Audits oder wiederkehrenden Störungen ein. Der Ablauf bleibt gleich, nur geht der Report an die eigene Organisation statt an einen Kunden.
Beides meint dasselbe, ebenso 8D-Methode und 8D-Prozess. Im Englischen heißt das Verfahren 8D Report oder 8D Problem Solving.
Über Trautmann Managementsysteme
Trautmann Managementsysteme begleitet seit 1996 Unternehmen beim Aufbau und bei der Pflege ihres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 und ISO 13485. In über 3.000 Projekten haben wir Audits vorbereitet und begleitet, planbar und zu Festpreisen.
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