Digitalisierung Ihrer QM-Prozesse – mit eQMS und Trautmann
Wir digitalisieren Ihre Prozesse – nicht nur Ihre Dokumente. Gemeinsam mit Page-Tec GmbH – dem Entwicklungsteam hinter dem eQMS – bringen wir Struktur, Tempo und Transparenz in Ihr Qualitätsmanagement.
Wir verbinden Software mit echten Veränderungen: klare Prozesse, smarte Workflows, saubere Verantwortlichkeiten. So wird aus Papier, Excel & E-Mail ein durchgängiger digitaler Flow, der täglich Zeit spart und Sicherheit bei Audits schafft.
Warum jetzt digitalisieren?
So sieht der Alltag ohne digitale Unterstützung aus
Im Qualitätsmanagement begegnen Teams immer wieder denselben Herausforderungen: Dokumente, Prozesse und Aufgaben sind oft verstreut oder veraltet. Eine klare Struktur fehlt – jeder arbeitet nach eigenen Vorstellungen, vieles wird manuell erledigt. Wichtige Vorlagen liegen irgendwo im Netzwerk, sind schwer auffindbar oder mehrfach gespeichert. Die Anforderungen von Normen wie ISO 9001, ISO 13485 oder GMP aktuell zu halten, wird zur täglichen Herausforderung. Und wenn Mitarbeitende dringend eine freigegebene Vorlage benötigen, beginnt die Suche – oft langwierig und frustrierend.
Unsere Lösung zur Digitalisierung Prozesse
eQMS + Begleitung durch Trautmann
- eQMS von Page-Tec GmbH ist ein zentrales, digitales Qualitätsmanagement-system zur Dokumentenlenkung, Prozessabbildung und Nachweisführung.
- Trautmann begleitet Sie bei der Einführung, Umstieg oder Erweiterung Ihrer Geschäftsprozesse – mit Workshop, Projektplan und Rollout.
- Technisch flexibel: Cloud für schnellen Start oder Inhouse mit z. B. LDAP-Login.
Unser Angebot umfasst die Digitalisierungsberatung – von der Roadmap über die Darstellung von Prozessen. Wir helfen, Dokumente zu digitalisieren, optimieren und in stabile Kernprozesse zu überführen.
Ihr Vorteil in der Praxis
Den Arbeitsalltag leichter gestalten
Digitalisierung von Prozessen
So arbeiten wir mit Ihnen - in 3 Schritten
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Schritt 1: Ideenworkshop
Wir klären Ziele, Rollen und Strukturen. Wir planen, wie ein eQMS bei Ihnen aufgebaut wird:
- Sinnvolle Gliederungen und Verantwortlichkeiten
- Strategie für die Übernahme bestehender Dokumente
- Vorlagen: Welche werden benötigt? Wo liegen sie? Wie werden sie gepflegt?
- Erste Prozesse und Beispiele direkt im System
Ergebnis: Ein klarer, umsetzbarer Plan – passend zu Ihrem Unternehmen.
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Schritt 2: Einführung & Projektbegleitung
Wir setzen die vereinbarten Strukturen um und begleiten Ihr Team im Alltag:
- Einrichtung von Bereichen, Freigabe-Workflow, Berechtigungen
- Digitalisierung der Dokumente und saubere Zuordnung
- Pilotierung mit einem Bereich, dann Rollout
Ergebnis: eQMS läuft und wird genutzt.
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Schritt 3: Stabilisierung & Weiterentwicklung
Wir bleiben an Ihrer Seite – je nach Bedarf:
- Feinjustierung der Workflows und Prozesse
- Vorbereitung auf Audits/Zertifizierungen
- Erweiterungen (z.B. Wissensmanagement und Schulungsnachweise, Lieferanten-, Prüfmittel-, Auditmodul)
Ergebnis: Das System wächst mit – ohne Ballast.
So wird aus Papier ein digitaler Prozess
Effiziente Dokumentenlenkung: Vom Änderungsantrag bis zur Wirksamkeit
Beispiel: SOP Änderung
Anstoß: Mitarbeiter stellt Änderungsantrag direkt im System
Entwurf: Verantwortliche Person erstellt die neue Version anhand einer Vorlage
Review: Fachprüfung mit Kommentaren – vollständig protokolliert
Freigabe: Mehrstufiger Workflow (z. B. Qualität, Leitung) mit digitaler Signatur
Veröffentlichung: Mit Gültigkeitsdatum, Geltungsbereich und automatischen Lesebestätigungen
Schulung: Betroffene Rollen erhalten Aufgaben in ihren To-dos
Wirksamkeit: Termin für Überprüfung; Nachweise und Schulungsfortschritt werden automatisch dokumentiert
So entsteht eine klare Prozessdarstellung – von der Arbeitsanweisungen bis hin zu Formularen – inklusive Versionierung und Freigabe-Workflow.
Messbare Effekte
Was Digitalisierung wirklich bringt: Vier klare Effekte
eQMS-Funktionen im Überblick
Diese Funktionen und viele weitere
IT‑Sicherheit & Compliance (Cloud oder Inhouse)
flexibel, sicher, regelkonform
Ob Cloud oder Inhouse – unser eQMS erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Die revisionssichere Versionierung und ein vollständiger Audit-Trail sorgen für maximale Nachvollziehbarkeit. Bei Cloud-Betrieb ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) selbstverständlich enthalten.
Zugriffsrechte und Identitäten werden über Rollen und Berechtigungen gesteuert – optional auch per LDAP oder Single Sign-on (SSO). Je nach IT-Strategie kann das System flexibel als Cloud-Lösung für einen schnellen Start oder als Inhouse-Variante betrieben werden.
Regelmäßige Backups und definierte Wiederherstellungsziele gewährleisten eine hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit – für ein sicheres Gefühl bei jeder Anwendung.
Integrationen & Migration
Einfach umsteigen, nahtlos anbinden – so gelingt der Start
Datenübernahme
Dokumente, Vorlagen, Metadaten, Benutzer und Lesebestätigungen können direkt übernommen werden.
Schnittstellen & Integrationen
Anbindung an Active Directory/LDAP für Nutzerverwaltung und Single Sign-On, E-Mail-Integration für Benachrichtigungen und Kommunikation.
Import & Export
Unterstützung von CSV- und Excel-Dateien für den flexiblen Datenaustausch.
Für wen eignet sich eQMS + Trautmann?
Ob Einstieg oder Umstieg – eQMS passt sich an
Unternehmen, die neu ein QM-System aufbauen
Organisationen, die von einem alten System auf ein elektronisches Qualitätsmanagementsystem (eQMS) umsteigen möchten
Teams, die ihr QM verschlanken und digital abbilden wollen
Alle Unternehmen – mit oder ohne Medizinproduktebezug
Ob Dokumente digitalisieren, Dokumentenlenkung oder komplette Prozesslandkarten – wir liefern Ihnen die digitale Lösung passend zu Ihrer Organisation.
Excel war gestern
so viel einfacher geht’s mit eQMS
Excel / Ordner
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Aufwändiges Suchen
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Umständliche Versionsverwaltung
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Freigaben per E-Mail
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Nachweise verstreut
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Onboarding langwierig
eQMS
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Zentrale, versionierte Inhalte
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Standardisierte Workflows
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Audit-Trail & Reports
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Rollenbasierte To-dos
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Schulungspläne
Pakete & Einstieg
so starten Sie
Software (Page-Tec GmbH)
eQMS von Page-Tec GmbH (Lizenz & Betrieb) – bereits ab 50 € pro Monat erhältlich.*
Beratung & Begleitung (Trautmann)
- Starter (Workshop): Ideenworkshop, konkreter Umsetzungsplan
- Einführung: Einrichtung, Migration, Schulung, Pilot & Rollout
- Betrieb: Laufende Unterstützung, Audits, Erweiterungen
Hinweis: Softwarepreise werden von Page-Tec GmbH bereitgestellt. Wir beraten und begleiten Sie dabei Ihr Qualitätsmanagementsystem optimal aufzubauen.
Ergebnisse, die unsere Kunden schätzen
Vorteile, die im Alltag spürbar sind
- Übersichtliche Strukturen statt Ordner-Chaos
- Schneller Zugriff auf freigegebene Inhalte
- Auditfest dank klarer Zuständigkeiten und Nachweise
- Akzeptanz im Team durch einfache Nutzung und kurze Wege
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Prozessen
FAQ
Nein. eQMS ist skalierbar – vom kleinen Team bis zur großen Organisation.
Cloud ist schnell startklar; Inhouse ermöglicht z. B. LDAP und besondere IT-Vorgaben. Wir bewerten das gemeinsam.
Das hängt von Umfang der vorhandenen QM-Dokumentation, Datenlage und Teamgröße ab. Mit dem Workshop schaffen wir eine realistische Planung.
Ja. Wir erstellen mit Ihnen eine Prozesslandkarte inkl. und zeigen ein passendes Beispiel direkt im eQMS.
Rechtlicher Hinweis
eQMS ist ein Produkt der Page-Tec GmbH. Trautmann ist Implementierungs- und Beratungspartner. Wir begleiten Ihr Projekt von der Idee bis zum laufenden Betrieb.
Haben Sie Fragen?
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Beratung: +49 34293 4797-20
Schulungen: +49 34293 4797-27